UBL-facturen inlezen, downloaden en mailen
Upload een UBL-factuur zonder AI-herkenning en verstuur je verkoopfactuur vanuit Bert met PDF en UBL als bijlagen.
Bijgewerkt op · Redactie Bert Boekt
Een UBL-factuur toevoegen
Open Documenten of kies Bon of factuur toevoegen. Kies inkoop of bestaande verkoop en upload het .xml- of .ubl-bestand. Bert leest UBL 2.x-facturen en creditnota’s rechtstreeks, zonder AI-tegoed. Controleer daarna leverancier of klant, datum, regels, btw en totalen. Bewaar als concept of maak de factuur definitief. Het oorspronkelijke XML-bestand blijft beschikbaar om te downloaden. Upload bij voorkeur het UBL-bestand óf de PDF, zodat dezelfde factuur niet tweemaal wordt geboekt.
Kortingen en bijzondere bedragen controleren
Documentkortingen en toeslagen verschijnen als afzonderlijke regels. Als een stukprijs, eenheid of regelkorting niet exact op een Bert-regel past, neemt Bert het netto regelbedrag over met aantal 1 en een melding. Buitenlandse btw, verlegging, vooruitbetalingen en verschillen in totalen vragen om controle. De Nederlandse tarieven 0%, 9% en 21% worden ondersteund. Andere tarieven moet je zelf beoordelen. De betaalstatus wordt niet uit UBL overgenomen.
UBL downloaden
Open een definitieve verkoopfactuur en kies UBL downloaden. Je ontvangt een UBL 2.1-bestand met de factuurgegevens en btw-specificatie. PDF downloaden blijft daarnaast beschikbaar. Dit is bestandsuitwisseling: Bert verstuurt hiermee niet via Peppol en claimt geen Peppol-certificering.
Factuur per e-mail versturen
Open een definitieve verkoopfactuur en kies Per e-mail versturen. Controleer het e-mailadres, onderwerp en bericht. De PDF en UBL worden automatisch bijgevoegd. De eigenaar of boekhouder kan versturen. Je bedrijfsnaam verschijnt als afzender, met het geverifieerde Bert-adres; antwoorden gaan naar het e-mailadres dat bij het definitief maken in je bedrijfsgegevens stond. Vul dit dus vooraf in bij Instellingen.
Verzendstatus en opnieuw versturen
Na verzending geeft Bert aan dat Postmark de e-mail heeft geaccepteerd. Dat is nog geen bewijs van aflevering of betaling. Een nieuwe verzendpoging vraagt om een bewuste bevestiging. Bij een onzekere verzendstatus controleer je eerst bij de ontvanger of via support of de mail al is verstuurd. Periodieke facturen met automatisch versturen bevatten eveneens PDF en UBL.