Bankafschrift importeren en betalingen koppelen

Wat heb je nodig?

De eigenaar en boekhouder kunnen een CAMT.053-afschrift (XML) van een eurorekening uploaden. Download bij je bank de gewenste rekening en periode en kies CAMT.053, soms te vinden onder Exporteren of Boekhoudbestand. De precieze knop verschilt per bank. Kies maximaal 5 MB en 2.000 transacties per bestand; splits een groot jaarbestand in maanden. CSV, MT940, PDF en rekeningen in andere valuta worden hier niet ondersteund. Het is een handmatige bestandsimport, geen live bankkoppeling.

Afschrift toevoegen

Open Bank in het menu.

1. Kies Bankafschrift uploaden en selecteer het XML-bestand. Bert leest dit zonder AI en toont rekening, transacties en de beschikbare saldocontrole.
2. Controleer de selectie. Herkende dubbele transacties worden overgeslagen. Mogelijke dubbelen staan uit: vink ze alleen aan als je hebt gecontroleerd dat het echt andere betalingen zijn.
3. Kies Transacties toevoegen. De betalingen staan nu onder Te controleren; facturen zijn nog niet als betaald verwerkt.
4. Open Controleren bij een transactie. Bert toont voorstellen op basis van nummer, openstaand bedrag, tegenrekening en naam. Jij kiest de juiste factuur en het bedrag.
5. Kies Koppelingen opslaan. Bert werkt de betaalstatus en het openstaande bedrag bij. Omzet, kosten en btw worden niet nogmaals geboekt.

Deelbetalingen en verzamelbetalingen

Bij een deelbetaling vul je alleen het ontvangen of betaalde bedrag in. De factuur blijft deels betaald tot het restant is verwerkt. Eén banktransactie mag ook over meerdere facturen worden verdeeld. Een batch uit het bankbestand wordt één keer als totaalbedrag geïmporteerd, niet nogmaals als losse onderliggende bedragen. Voor een inkoopfactuur in vreemde valuta koppel je het bedrag in euro’s. Controleer koers- en bankkostenverschillen apart; Bert schrijft die niet automatisch weg.

Geen factuur gevonden?

Concepten en volledig betaalde facturen zijn geen nieuwe betaalvoorstellen. Een al handmatig als betaald gemarkeerde factuur wordt niet opnieuw betaald. Laat een onduidelijke transactie open, of kies Niet aan een factuur koppelen met een reden, bijvoorbeeld een privéoverboeking of een eerder handmatig verwerkte betaling. Dit is geen kosten- of privéboeking. Bankkosten en verschillen vragen nog een afzonderlijke juiste boeking. Bij terugboekingen moet je de oorspronkelijke betaling controleren; Bert kiest dan geen automatisch voorstel.

Een koppeling aanpassen of een factuur crediteren

Open ook een gekoppelde transactie via de statusfilter. Pas de bedragen aan of verwijder een koppeling en sla opnieuw op. Is op de oorspronkelijke factuur inmiddels een definitieve creditnota gemaakt, dan blokkeert Bert het verminderen van die betaling: laat de correctie en terugbetaling eerst samen controleren. Bij een nieuwe creditnota na een deelbetaling verrekent Bert eerst het nog openstaande bedrag; alleen het meerdere wordt terug te betalen. Een bankimport voert nooit zelf een betaling uit.

Dubbele import, opslag en rechten

Hetzelfde bestand wordt niet opnieuw geïmporteerd. Bij overlappende perioden controleert Bert bankreferenties en mogelijke overeenkomsten. Je keuze blijft belangrijk als een bank geen betrouwbare unieke referentie levert. Het originele XML-bestand blijft per administratie bewaard en telt mee voor de opslaglimiet van 1 GB. Je downloadt het bij Eerdere bankimports. Transacties, koppelingen en het logboek gaan mee in de administratie-export; originele bestanden download je apart. Ze vallen onder dezelfde back-ups en bewaartermijnen als je overige administratie. Alleen de eigenaar en boekhouder hebben toegang tot de bankpagina. Na afloop van de proefperiode kun je bekijken en downloaden; importeren en koppelingen wijzigen vereisen een actief abonnement.