Privacy en je administratie

Laatst bijgewerkt: 7 oktober 2026.

Wie verwerkt je gegevens?

Bert Boekt is een dienst van Birdhouse Development. Voor gegevens over je account, abonnement, support en websitebezoek is Birdhouse Development verwerkingsverantwoordelijke. Voor persoonsgegevens die jij in je administratie opneemt, zoals klantgegevens en facturen, bepaal jij als ondernemer het doel. Bert verwerkt die gegevens om de dienst aan jou te leveren.

Vragen over privacy, een verzoek om inzage of een verzoek om verwijdering kun je indienen via ons contactformulier. Vermeld het e-mailadres van je account, maar stuur geen wachtwoord, identiteitsbewijs of financiële bijlagen mee. Als verificatie nodig is, vragen we alleen wat nodig is om je verzoek veilig af te handelen.

Welke gegevens en waarom?

• Accountgegevens, inloggegevens, lidmaatschappen en rollen: om toegang te verlenen en je account te beveiligen.
• Bedrijfsgegevens, relaties, facturen, offertes, documenten, uren, kosten en assistentgesprekken: om jouw administratie te laten werken.
• Abonnement- en betaalstatus: om je abonnement uit te voeren. Betalingsgegevens voer je bij Stripe in; Bert ontvangt de gegevens die nodig zijn voor het abonnement en de betaalstatus.
• Technische foutmeldingen en een logboek van belangrijke handelingen: om fouten te onderzoeken, wijzigingen te kunnen volgen en misbruik tegen te gaan.
• Contactgegevens en berichten: om je vraag, feedback of foutmelding te behandelen.

We verwerken account- en abonnementsgegevens voor het uitvoeren van de overeenkomst en, waar van toepassing, onze wettelijke administratieplicht. Beveiliging, misbruikpreventie en het onderzoeken van storingen dienen ons gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare dienst. Niet-noodzakelijke website- en advertentiemeting gebruiken we alleen met jouw toestemming. Gegevens uit je klantenadministratie verwerken we volgens jouw opdracht; jij moet zelf zorgen dat je deze gegevens rechtmatig mag verwerken.

Cookies en conversiemeting

Noodzakelijke cookies ondersteunen veilig inloggen en onthouden je cookiekeuze (180 dagen). Alleen met toestemming gebruiken we Google Analytics voor bezoekstatistieken en conversies: een bevestigd account, start van de proefperiode, eerste verwerkte factuur of bon en het eerste betaalde abonnement dat bij terugkeer in de app wordt vastgesteld. We sturen geen namen, e-mailadressen, klantgegevens, factuurinhoud of chatberichten mee. Wel ontvangt Google technische bezoekgegevens, een cookie-identificatie en bij een betaald abonnement het betaalde abonnementsbedrag.

Advertentiemeting is een aparte keuze en werkt alleen samen met toestemming voor Statistieken. Hiermee kunnen campagnecodes worden gekoppeld aan conversies in Google Ads. Advertentiepersonalisatie en Google Signals staan uit. Zonder toestemming laden we geen Google-meetscript en sturen we ook geen cookieloze meetpings. Statistiekcookies blijven maximaal 180 dagen staan. Je keuze geldt voor deze browser.

Google kan gegevens buiten de EU verwerken. Lees hoe Google gegevens van websites verwerkt. Cookievoorkeuren aanpassen of intrekken. Na intrekken herladen we de pagina om de meting te stoppen; eerder verstuurde gegevens worden hiermee niet teruggehaald.

Gratis hulpmiddelen zonder account

Je kunt één gratis factuur maken óf één bon scannen. Hiervoor plaatsen we een noodzakelijke beperkingscookie (maximaal één jaar) en bewaren we een niet rechtstreeks leesbare code van je internetadres maximaal één jaar om misbruik te beperken. De bestandsoverdrachtcookie verloopt na 24 uur. Het bestand en resultaat bewaren we tijdelijk versleuteld; ze zijn 24 uur beschikbaar en worden daarna automatisch verwijderd. Na jouw keuze om het document naar je administratie over te nemen gelden de bewaartermijnen van je administratie. Bonherkenning verloopt via OpenAI; daar kunnen beveiligingsbewaartermijnen gelden. Upload geen medische of andere onnodig gevoelige gegevens. Deel geen persoonsgegevens in voorbeeldvelden die je niet mag verwerken.

Je account en administratie

Bij bankimport bewaren we het originele CAMT.053-bestand, rekeningnummers, tegenpartijen, omschrijvingen, bedragen en jouw betalingskoppelingen per administratie. De eigenaar en boekhouder kunnen die bekijken. Het bankbestand wordt zonder AI verwerkt en gaat niet naar OpenAI of Typesafe. Deze gegevens vallen onder dezelfde opslag, back-ups en bewaartermijnen als je overige administratie.

Bert Boekt bewaart je accountgegevens, bedrijfsgegevens en administratie om de dienst te leveren. Documenten en gegevens die je aan de assistent geeft worden verwerkt via OpenAI. Betalingen verlopen via Stripe, e-mail via Postmark en hosting via Railway. Versleutelde externe back-ups staan bij Backblaze B2 in de EU.

Via het contact- of feedbackformulier verwerken we je naam, e-mailadres en bericht om je vraag te behandelen. Vanuit de administratie gaan ook de administratienaam en het gekozen scherm mee. Je bericht wordt opgeslagen en per e-mail via Postmark aan de beheerder gestuurd. Deel geen wachtwoorden of gevoelige persoonsgegevens in je bericht.

Als je kiest voor Google-login, ontvangt Bert je Google-accountidentificatie, naam, e-mailadres en basisprofiel om je te herkennen en in te loggen. Bert vraagt hiervoor geen toegang tot je Gmail, Drive of agenda. Je kunt ook een account met e-mail en wachtwoord gebruiken; dan bevestig je eerst je e-mailadres via een verificatiemail.

Je kunt je administratie exporteren via Instellingen. Voor financiële documenten gelden bewaartermijnen; stem verwijdering af op je wettelijke verplichtingen.

Leveranciers en toegang

Railway verzorgt de applicatie, database en documentopslag. Backblaze B2 bewaart versleutelde herstelkopieën in de EU. OpenAI verwerkt de informatie die nodig is voor documentherkenning en de assistent. Postmark verwerkt uitgaande en ontvangen e-mail, inclusief bijlagen. Stripe verzorgt abonnementen en betalingen. Google wordt gebruikt als je Google-login kiest of toestemming geeft voor statistieken of advertentiemeting. De proef met TypeSafe/Jev voor alternatieve documentherkenning staat alleen aan voor afzonderlijk aangewezen testadministraties; dit is geen standaardverwerking voor alle gebruikers.

Sommige leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. De EU-locatie van een back-up betekent dus niet dat alle verwerking uitsluitend binnen de EU plaatsvindt. Je kunt via het contactformulier informatie opvragen over de toepasselijke verwerkersafspraken en waarborgen voor doorgifte.

Toegang binnen een administratie is gekoppeld aan lidmaatschap en rol. De applicatiebeheerder kan waar nodig gegevens en logboeken raadplegen voor beheer, ondersteuning en het onderzoeken van fouten. Verwerk geen medische dossiers of andere onnodige bijzondere persoonsgegevens in bonnen, omschrijvingen, chats of supportberichten. Controleer AI-voorstellen voordat je ze definitief boekt; Bert doet niet zelfstandig jouw belastingaangifte.

Bewaren, exporteren en verwijderen

Account- en administratiegegevens blijven beschikbaar zolang de administratie wordt aangehouden. Het aflopen van een proefperiode of het opzeggen van een abonnement verwijdert je gegevens niet automatisch: bekijken en exporteren blijven mogelijk. Je kunt via Instellingen factuurgegevens, relaties en het wijzigingslog exporteren; originele documenten, PDF’s en UBL-bestanden download je bij het betreffende document of de factuur.

Wil je een account of administratie laten verwijderen, neem dan contact op. We controleren je bevoegdheid en eventuele wettelijke bewaarplichten voordat we verwijderen. Als eigenaar van de administratie blijf je verantwoordelijk voor je eigen fiscale bewaarplicht. Gegevens over onze eigen dienstverlening en facturering bewaren we voor zover nodig om aan onze wettelijke administratieplicht te voldoen.

Supportberichten en technische logboeken worden gebruikt zolang dat nodig is voor behandeling, beveiliging en het kunnen reconstrueren van wijzigingen. Herstelkopieën kunnen oudere gegevens bevatten en zijn uitsluitend bedoeld voor herstel. Dagelijkse externe herstelkopieën blijven 90 dagen beschikbaar. Backblaze verbergt ze daarna en verwijdert de verborgen versie via de eerstvolgende dagelijkse opruiming nadat die één dag verborgen is. De eerste 30 dagen geldt verwijderbescherming. Bij een verwijderverzoek kunnen gegevens dus tijdelijk in een beschermde herstelkopie blijven staan; deze kopieën worden niet voor normaal gebruik ingezet.

Je privacyrechten

Je kunt vragen om inzage, een kopie, correctie, verwijdering of beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en toestemming voor cookies intrekken via Cookie-instellingen. Niet ieder verzoek kan zonder meer worden uitgevoerd, bijvoorbeeld als een wettelijke bewaarplicht geldt of wanneer gegevens over iemand anders gaan. We reageren in beginsel binnen één maand en leggen een eventuele verlenging uit.

Gaat je verzoek over gegevens in de administratie van een klant van Bert? Neem dan eerst contact op met die ondernemer, die voor die verwerking verantwoordelijk is. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan wanneer onze verwerking verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer de tekst is bijgewerkt. Een wezenlijk ander gebruik waarvoor toestemming nodig is, voeren we niet alleen door door deze tekst te wijzigen.