Periodieke facturen automatisch klaarzetten en mailen
Herhaal je verkoopfacturen wekelijks, maandelijks, per kwartaal of jaarlijks en kies zelf of Bert ze mailt.
Bijgewerkt op · Redactie Bert Boekt
Stel het schema in
Maak een nieuwe verkoopfactuur en vink Deze factuur periodiek herhalen aan. Kies wekelijks, maandelijks, per kwartaal of jaarlijks, de datum van de volgende factuur en eventueel een einddatum. De einddatum is inclusief. Op de 31e factureren? In een kortere maand gebruikt Bert de laatste dag, daarna weer de oorspronkelijke dag.
Concepten of automatisch versturen
Standaard worden volgende facturen concepten die je zelf controleert. Kies je automatisch definitief maken en mailen, vul dan het e-mailadres van de klant en je eigen e-mailadres bij Instellingen in. Klanten ontvangen een opgemaakte mail met pdf; antwoorden gaan naar jouw adres. De verzender is het geverifieerde Bert-adres. Automatisch betekent dat nieuwe facturen zonder een extra controle definitief worden: controleer daarom klant, regels, bedragen, btw en schema zorgvuldig.
Wanneer gaat het lopen?
Het schema wordt actief zodra je de eerste factuur definitief opslaat. Die eerste factuur verstuur je zelf; automatisch mailen geldt vanaf de gekozen volgende datum. Verwerking start vanaf 08:00 Nederlandse tijd, zolang je administratie een geldige proefperiode of abonnement heeft. Elke volgende factuur krijgt een nieuw nummer en behoudt de betalingstermijn. Eenmalig doorgefactureerde kosten en geïmporteerde facturen kun je niet herhalen.
Beheren en pauzeren
Onder Verkoop vind je Periodieke facturen. Daar kun je een schema pauzeren of hervatten. Bij gewijzigde prijzen of klantgegevens pauzeer je het oude schema en maak je een nieuwe periodieke factuur. Een al aangemaakte factuur verdwijnt niet door pauzeren. Bij gemiste datums pauzeert Bert: hervatten verwerkt bewust één achterstallige periode, zodat er niet onverwacht een reeks mails uitgaat.
Als verzending niet zeker is
Postmark-bevestiging betekent dat de mail is geaccepteerd, niet dat de ontvanger hem heeft gelezen of ontvangen. Bij een onzekere verzendpoging pauzeert het schema. Controleer Postmark en zo nodig de ontvanger. Kies daarna Wel ontvangen: doorgaan of Niet ontvangen: opnieuw proberen. Bert hergebruikt daarbij dezelfde factuur. Verstuur alleen opnieuw nadat je ontvangst hebt gecontroleerd.