Kosten en uren per klant bijhouden en factureren
Registreer uren en losse kosten per klant en koppel inkoopkosten. Kies zelf welke voorstellen je aan een factuur toevoegt.
Bijgewerkt op · Redactie Bert Boekt
Handmatige kosten en uren
Open Kosten & uren en kies Kosten toevoegen of Uren toevoegen. Selecteer een klant, datum en omschrijving. Voor uren vul je het aantal en uurtarief in; bijvoorbeeld 1,5 uur voor anderhalf uur. Losse kosten voer je als bedrag exclusief btw in. Deze registraties zijn geen boekingen: een echte bon boek je apart bij Inkoop. Je kunt een ongebruikte registratie aanpassen of verwijderen. Na gebruik op een factuur staat de bronregistratie vast.
Alleen de gewenste regels factureren
Maak een factuur voor de bestaande klant. Klik op Kosten en uren koppelen. In het keuzescherm zie je alle gekoppelde kosten en uren voor deze klant, afzonderlijk per regel. Zoek eventueel op omschrijving of leverancier en vink de gewenste regels aan. Pas opslag, verkoopprijs of uurtarief en btw per regel aan. Klik daarna op Regels toevoegen. Niet aangevinkte regels blijven open voor een volgende factuur. Kosten die al op een andere factuur staan zijn niet selecteerbaar. Koppelen is beschikbaar voor verkoopfacturen in euro’s. Controleer de voorgeselecteerde verkoop-btw; tijdens je ingestelde KOR-periode staat KOR geselecteerd. Een toegevoegde regel kun je met het kruisje weer verwijderen. Bewaar het concept om een eerdere reservering vrij te geven.
Koppel tijdens het controleren
Upload of mail je inkoopfactuur zoals gebruikelijk. Open Controleren en klap Kosten doorfactureren aan een klant open. Kies bovenaan één klant voor de hele inkoopfactuur, of wijs per regel een klant toe. Regels zonder klant worden niet aangeboden voor doorfactureren. De leverancier blijft de afzender van de inkoopfactuur. Je kunt koppelingen ook achteraf instellen via Inkoop → Kosten koppelen.
Laat Bert een klant voorstellen
Bij Relaties kun je herkenningswoorden opslaan: bijvoorbeeld klantdomein.nl, Project Parklaan 12 of een bouwadres. Bert vergelijkt deze met omschrijvingen en toelichting van de ingelezen factuur. Ook een zakelijk domein uit het e-mailadres van de klant of een domeinnaam die je eerder aan deze klant koppelde kan een voorstel opleveren. Algemene maildomeinen zoals Gmail tellen niet mee. Bert toont de reden; klik op Koppelen om het voorstel te bevestigen. Bij meerdere overeenkomsten kies je zelf. Herkenning is geen automatische boeking en er wordt niets aan een klant verstuurd.
Volg je openstaande kosten
Open Kosten & uren in het menu en filter op klant, omschrijving of status. Inkoop nog concept betekent dat de bronfactuur eerst definitief moet worden geboekt. Daarna zijn de kosten Openstaand. Op verkoopconcept betekent gereserveerd; Doorgefactureerd betekent dat de verkoopfactuur definitief is. De originele inkoopkosten blijven staan en worden niet met je omzet verrekend.
Voeg kosten toe aan een verkoopfactuur
Kies een bestaande klant in de factuureditor. Bert toont de nog beschikbare kosten van die klant. Per regel kies je de kostenbasis, een opslagpercentage of een aangepaste verkoopprijs exclusief btw. Kies het btw-tarief voor jouw verkoop en klik Toevoegen. Een kostenregel wordt als één geheel doorberekend. Bijvoorbeeld: €100 kostenbasis met 20% opslag wordt €120 exclusief btw. Voor een domeinnaam kun je ook een vaste verkoopprijs afspreken.
Wat gebruikt Bert als kostenbasis?
Bert gebruikt het eurobedrag zonder aftrekbare btw. Wanneer je de inkoop als niet-aftrekbaar hebt gemarkeerd, neemt de berekende kostenbasis de niet-aftrekbare btw mee. Voor vreemde valuta gebruikt Bert de vastgelegde koers van de inkoopfactuur. De kostenbasis is een prijsvoorstel: de verkoopprijs kun je zelf wijzigen. De btw op verkoop wordt bewust apart gekozen en niet blind gekopieerd van de leverancier.
Voorkom dubbel doorfactureren
Bewaren als verkoopconcept reserveert de gekoppelde kosten, zodat een andere factuur ze niet nogmaals kan gebruiken. Verwijder een gekoppelde regel en bewaar het concept, of laat het concept vervallen, om de kosten opnieuw beschikbaar te maken. Zodra kosten voor het eerst op een bewaard verkoopconcept zijn gebruikt, staat hun klantkoppeling vast. Andere, nog ongebruikte inkoopregels kun je blijven koppelen. Definitieve verkoopfacturen worden niet overschreven.