Je bestaande administratie importeren
Begin met Excel, CSV, Moneybird of originele pdf’s. Controleer kolommen en facturen voordat je ze als concept opslaat.
Bijgewerkt op · Redactie Bert Boekt
Nu beginnen of later importeren
Na je eerste login geef je je onderneming een naam. Daarna kun je bestanden importeren of deze stap overslaan. Open later Documenten → Administratie importeren voor precies dezelfde mogelijkheden. Iedere administratie heeft een eigen import; controleer bovenin welke administratie actief is.
Moneybird eenvoudig meenemen
Kies Moneybird en upload de volledige jaarexport als ZIP. Bert haalt de originele facturen uit dat bestand. Uitpakken of kolommen koppelen is niet nodig. Controleer inkoop of verkoop en importeer de documenten. Daarna controleer je de automatisch ingelezen gegevens bij Documenten. Bekijk ook de handleiding Moneybird importeren.
Excel en CSV slim inlezen
Kies Excel of CSV en geef aan of je inkoop of verkoop importeert. Bert ondersteunt .xlsx, UTF-8 .csv en .tsv, maximaal 8 MB en 500 gegevensregels per bestand. Kies bij meerdere tabbladen het juiste werkblad. Bert herkent gangbare Nederlandse en Engelse kolomnamen. Je kunt elke kolom zelf koppelen; de eerste waarde helpt bij je keuze. Sla oude .xls-bestanden op als .xlsx en plak formules als waarden.
Controleer de betekenis van bedragen
Gebruik een export per factuurregel met bedragen exclusief btw en een apart btw-percentage. Kies of het bedrag het regeltotaal is of een stukprijs die met het aantal wordt vermenigvuldigd. Kies de juiste Nederlandse of Engelse getalnotatie voor tekstcellen. Regels met hetzelfde factuurnummer en dezelfde relatie worden samengevoegd. Een ontbrekende waarde wordt niet door AI verzonnen. De ondersteunde tarieven zijn 0%, 9% en 21%; controleer bijzondere btw apart.
Bekijk en bewaar de concepten
Open de facturen in het controleoverzicht en vergelijk datums, relaties, regels en totalen inclusief en exclusief btw met je bron. Los alle fouten op voordat je importeert. Bevestig je controle en kies Opslaan als concepten. Hetzelfde bestand opnieuw aanbieden maakt bij dezelfde indeling geen nieuwe kopieën van eerder opgeslagen facturen. Bewaar je originele export; andere of gewijzigde bestanden kunnen wel overlap bevatten. Open daarna Verkoop of Inkoop om ieder concept verder te controleren en definitief te maken.
Wat gaat nog niet mee?
Deze import neemt factuurgegevens over, geen volledige boekhouding. Betalingen, bankmutaties, openingsbalansen, boekingsstatussen, contactenexports en auditfiles worden nog niet hersteld. Documenten uit ZIP-bestanden kun je wel via de aparte Moneybird-knop importeren. Voor inkoop in vreemde valuta controleer je daarna ook de koers en btw-behandeling. Upload originele pdf’s afzonderlijk via dezelfde importknop; een Excel-overzicht bevat die bewijsstukken niet. De import is onbeperkt tijdens de proefperiode en Excel/CSV gebruikt geen AI-tegoed.